校属各单位：

为切实做好2021年度文件材料立卷归档工作，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

1、机关各部门和直属单位在2021年形成并办结的各种门类、各种载体对学校、学生、社会有保存、查考价值的文件材料和声像、照片和实物等；

2、各部门、各学院在2021年度形成并办结的须由学校保存的文书纸质档案（会议记录、大事记、工作总结、2021届毕业生合影照片等）；

3、凡在2021年竣工验收的基建工程、最后结题的科研项目和试用期满办结付款且金额在10万元以上（含）的采购设备等相关文件；

以上归档范围所涉及具体内容参见《荆楚理工学院档案实体分类及归档细则》。

4、学校在常态化疫情防控工作中形成的文字、图表、照片、录音、录像、电子文件和实物。

二、归档要求

1、纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。页码应逐页编制，且用铅笔分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。如拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

2、归档文件材料分类别按办结（结题或结项）时间顺序排列。

3、新生入学资格审查表、个人成绩总表、学位授予名册、毕业生名册、学籍卡按班分别组卷，普通高校录取名册按省份组卷，题名需注明录取批次。另学籍卡信息必须填写完整（注册、学籍异动和毕业信息）。

4、毕业生合影照片归档要求参见《荆楚理工学院毕业生合影照片归档规范》。

5、归档材料案卷题名拟写应力求简练、完整、规范，注意勿遗漏年度等关键信息、学院及专业名称应为规范全称、文件备注文件号。

6、涉密文件材料归档，独立编制案卷目录、卷内文件目录和移交目录，禁止与非涉密文件混合，纸质文档须在案卷封面右上方标明密级与保密期限。

三、归档流程

1、收集整理、立卷组合

按照《荆楚理工学院档案实体分类及归档细则》收集、整理本部门在上年度形成分散保存的各种门类、载体的应归档的文件材料，并对已分类的各种门类、载体的文件材料进行立卷组合。

2、档案馆审核

各部门兼职档案员将归档材料及档案移交清册电子版打包命名为“**学院2021年归档初审材料”发送至档案馆邮箱dag@jcut.edu.cn进行初审。档案馆初审后将修改意见反馈各部门兼职档案员，各部门根据反馈意见修改完善将归档材料及档案移交清册电子版打包命名为“**学院2021年度归档复审材料”发送至档案馆邮箱dag@jcut.edu.cn进行复审。

注：基建、科研、设备、实物提供移交清册和卷内目录即可。

3、打印移交目录、案卷移交进馆

经档案馆审核完全合格后预约实体档案移交具体时间，各部门兼职档案员在预约时间内到档案馆办理实体归档材料及移交清册移交手续

注：移交清册一式两份，一份由本部门负责人签字（手写）和盖章后交学校档案馆，一份部门自存。

四、时间安排

1、5月14日——5月25日提交初审材料；

2、5月26日——6月6日档案馆初审；

3、6月7日—6月17日档案馆复审；

4、6月18日——7月8日实体档案材料及移交清册移交。

五、联系人

各单位在立卷归档工作中有任何问题请及时与档案馆联系：罗倩0724—2356366；于新林0724—2313351

档案馆

2022年5月12日